本文是《业财新航程：成长企业财税合规案例集》系列原创专栏连载第49篇。近年来，我们帮助了许多成长企业完成了财税合规转型，积累了丰富的案例。《业财新航程》集结这些真实案例，与您分享其中的经验和智慧。不管您面临的是财务混乱、税务风险还是资本决策，相信都能从中得到启发。
在现代企业管理中，信息系统的高效运作对于保障数据准确性和提高工作效率有着至关重要的作用。然而，由于对系统过度的信任与依赖，往往容易忽视系统可能存在的自身缺陷。
下面我们将通过一个真实的案例来分析这一问题，并提出相应的解决策略。在这个案例中，权限的设置不当导致了财务人员和业务人员看到的数据不一致，从而造成数据录入错误。
缺陷问题带来的挑战
优选汇（化名），一家位于佛山的外贸公司。该公司的订单系统是一款第三方定制SaaS系统，其设计允许不同账号根据权限设置拥有不同的访问级别。
对很多企业而言，这是一个很实用的功能，它可以帮助领导层更好地管理公司。但对规模较小的优选汇而言，这个功能使得它在数据录入上增加了工作负担，显得有些多余。同时，运营人员在录入数据时疏忽了权限设置，错误地为部分数据配置了不必要的权限。
财务人员和运营人员虽然使用相同的系统，但他们的权限不同。由于权限配置错误，财务人员无法查看运营人员输入的部分数据，导致录入数据偏小。更可怕的是，由于总数差别不大，财务人员直到使用这个系统6个月之后，才意外发现这个问题。
这种信息不对称导致了财务报表与实际业务情况不符，给公司的财务决策带来了困扰。他们既希望一次性解决过去六个月的遗留问题，也希望有一个合理的方案让他们未来能够正确处理这一块数据。优选汇找到我们，希望帮助他们解决问题。
优化权限与加强沟通
通过这个案例我们可以看出，优选汇存在权限设置不合理的问题，不同部门之间也缺乏有效的沟通机制。面对这样的问题，我们给出了以下建议：
1. 权限审查与优化
- 首先，公司需要全面审查当前系统的权限设置，明确不同角色和部门对数据访问的具体需求。
- 其次，重新设计并优化权限配置，确保财务人员能够访问所有与财务报告相关的数据。
- 最后，对于运营人员的权限设置也应进行必要的调整，以免产生不必要的数据权限配置问题。
2. 建立跨部门协作机制
- 为增强财务部门与运营部门之间的沟通与协作，建议定期举行跨部门会议，集中讨论和处理数据管理中遇到的问题。
- 创建一个共享的数据平台或协作区域，使财务和运营人员能够实时共享和更新数据，从而提升工作效率。
为了纠正已经出现错误的过去六个月的报表，我们采用了自动化工具来重新获取具有正确权限的完整数据集，并据此对报表进行了修正。
结语
“优选汇”的案例突显了系统权限设置对于企业数据管理的重要性。通过合理的权限设置、有效的沟通机制和严格的数据管理政策，企业可以确保数据的准确性和一致性，从而为决策提供可靠的信息支持。在数字化时代，企业必须充分掌握其信息系统的使用，以适应不断变化的市场环境和业务需求。
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